Novità nel mondo del lavoro, con il provvedimento 146/2019 dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, in attuazione dell’art. 21 del d.lgs. n. 101/2018,Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 176 del 29 luglio 2019, l’Autorità Garante ha individuato le prescrizioni contenute nelle autorizzazioni generali dei dati adottate nel 2016, ancora compatibili con il nuovo Regolamento europeo in materia (GDPR) e con la recente riforma del Codice della privacy.
Dopo il vaglio dell’Autorità, su nove autorizzazioni generali al trattamento dei dati precedentemente esistenti solo cinque sono risultate compatibili con il nuovo apparato normativo.
- Trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro (n. 1/2016);
- Trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni (n. 3/2016);
- Trattamento dei dati sensibili da parte degli investigatori privati (n. 6/2016) ;
- Trattamento dei dati genetici (n. 8/2016);
- Trattamento dei dati personali effettuato per scopi di ricerca scientifica (n. 9/2016).
Ricordiamo che le Autorizzazioni Generali servono a consentire il trattamento di dati particolari, altrimenti vietato, così come previsto dall’art 9 del GDPR “Trattamento di categorie particolari di dati” e precisamente al paragrafo 1: “ È vietato trattare dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.”
Con riferimento alle autorizzazioni generali, negli allegati del provvedimento il Garante ha riportato delle precisazioni e, in particolare nell’allegato 1, si è soffermato su “Dati Particolari” e “ Rapporti di Lavoro”.
Nell’allegato 1 del provvedimento in oggetto il Garante ha riportato una serie di prescrizioni ritenute compatibili ai dati personali trattati nei rapporti di lavoro che, alla luce del quadro normativo delineato dal regolamento 2016/679, si applicheranno indiscriminatamente al settore Pubblico quanto a quello Privato.
Ambito di Applicazione:
l’applicazione delle prescrizioni contenute nel provvedimento si estende a tutti i soggetti che, siano essi titolari o responsabili del trattamento, pongano in essere un trattamento con la finalità di instaurare, gestire o estinguere un rapporto di lavoro:
- Le agenzie per il lavoro e, in generale, coloro i quali svolgono attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale nell’interesse di soggetti terzi oppure svolgono attività di supporto alla ricollocazione professionale;
- i soggetti (siano esse imprese, enti, associazioni, organismi, persone fisiche) che sono parte di un rapporto di lavoro o che comunque utilizzano delle prestazioni lavorative (anche se parziale o temporanee o atipiche) ed i soggetti che conferiscono incarichi professionali a consulenti, liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari oppure a soggetti che svolgono collaborazioni organizzate o altri lavori autonomi in rapporto di collaborazione;
- organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro;
- il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza;
- i consulenti del lavoro e in generali i soggetti che curano gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza e assistenza sociale e fiscale per conto di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo;
- le associazioni, le organizzazioni, le federazioni e le confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro (tali soggetti, però, al solo fine di perseguire gli scopi individuati dai relativi statuti o dai contratti collettivi);
- il medico competente in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Soggetti Interessati
Le prescrizioni del provvedimento si applicano ai dati personali, appartenenti alle categorie particolari di cui al regolamento europeo, che siano acquisiti di regola direttamente dall’interessato e che si riferiscano ai seguenti soggetti:
- ai candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro (ivi ricompreso il caso in cui il curriculum sia stato spontaneamente trasmesso dall’interessato al potenziale datore di lavoro);
- ai lavoratori subordinati, ai praticanti per l’abilitazione professionale, ai prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro o di rapporto di tirocinio o che siano associati;
- ai consulenti e i liberi professionisti, gli agenti, i rappresentanti e mandatari;
- ai soggetti che svolgono collaborazioni organizzate dal committente o altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione;
- alle persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi all’interno di persone giuridiche, di enti, di associazioni o di organismi;
- ai terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
- i familiari e i conviventi dei lavoratori subordinati, dei praticanti, dei prestatori di lavoro nell’ambito dei contratti di somministrazione di lavoro o di tirocinio nonché dei soggetti che svolgono collaborazioni, per il rilascio di agevolazioni o permessi.
Le finalità del trattamento
Il Garante analizza anche per quali finalità del trattamento è prevista la possibilità di trattare categorie particolari di dati, limitando a specifiche situazioni:
- Ove sia necessario adempiere o esigere l’adempimento degli specifici obblighi o eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell’unione europea, da leggi, del regolamento da contratti collettivi anche aziendali, finalizzati all’instaurazione di una gestione estinzione del rapporto di lavoro o del riconoscimento di agevolazioni o erogazione di contributi o connessi all’applicazione della normativa in materia di previdenza o di igiene e sicurezza del lavoro o in materia fiscale sindacale;
- Per l’adempimento o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o eseguire i compiti previsti in conformità alla legge ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi o altri emolumenti liberalità;
- finalità di salvaguardia della vita dell’incolumità fisica del lavoratore di un terzo;
- Per la difesa di un diritto in sede giudiziaria o amministrativa o arbitrale di conciliazione, anche qualora il diritto appartenga ad un terzo;
- adempiere obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di sicurezza e salute nonché per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa professionale;
- Al fine di garantire le pari opportunità nel lavoro;
- perseguire scopi determinati e illegittimi previsti dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni e confederazioni rappresentative di categorie del datore di lavoro, oppure dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.
I trattamenti effettuati nella fase preliminare alle assunzioni
Nel provvedimento in esame si evidenza come le prescrizioni previste si applichino in primo luogo ai dati particolari trattati nei rapporti di lavoro anche nella fase preliminare alle assunzioni.
Le agenzie per il lavoro e gli altri soggetti che svolgono attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale possono trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica dei candidati all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, soltanto se la loro raccolta sia giustificata da scopi determinati e legittimi e sia necessaria per instaurare tale rapporto di lavoro o di collaborazione.
Inoltre viene previsto che il trattamento delle categorie particolari di dati che viene effettuato ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro deve avere ad oggetto soltanto i dati strettamente pertinenti e limitati a quanto necessario a tali finalità. Anche nel caso in cui tali dati siano trasmessi spontaneamente dal Candidato, non essendo valido il consenso ai trattamento dei dati particolari posto in calce al curriculum.
Mentre, nel caso in cui all’interno del curriculum inviato dal candidato siano presenti dei dati che non appaiono pertinenti rispetto alla finalità di instaurazione del rapporto di lavoro, le agenzie per il lavoro o i datori di lavoro che effettuano la selezione devono astenersi dall’utilizzare tali dati. In ultimo è espressamente previsto che non possano essere trattati i dati genetici per stabilire l’idoneità professionale all’impiego di un candidato anche se in presenza di un suo consenso espresso.
I trattamenti effettuati nel corso del rapporto di lavoro
Per i dati particolari trattati nel corso del rapporto di lavoro, viene in primo luogo previsto che:
- i dati che rivelano le convinzioni religiose o filosofiche ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico del lavoratore possono essere trattati dal datore di lavoro soltanto se il lavoratore fruisce di permessi in occasione di festività religiose o per erogare i servizi di mensa o per l’esercizio dell’obiezione di coscienza.
- i dati che rivelano le opinioni politiche o l’appartenenza sindacale, o l’esercizio di funzioni pubbliche e incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali possono essere trattati dal datore di lavoro soltanto per fruire di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o dai contratti collettivi nonché per consentire l’esercizio dei diritti sindacali.
Si evidenzia, infatti, che il Garante ha deliberato di avviare una consultazione pubblica sul provvedimento in oggetto, della durata di 60 giorni decorrenti dalla data di pubblicazione dell’avviso pubblico sulla Gazzetta Ufficiale, volta ad acquisire osservazioni e proposte riguardo alle prescrizioni individuate nell’allegato 1.